5 ÉTAPES CLÉS POUR BIEN PRÉPARER VOTRE ENTREPRISE À UTILISER LE NOUVEAU FORMAT DE FACTURE ÉLECTRONIQUE : FACTUR-X

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Une nouvelle étape dans la dématérialisation est en marche  ! Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures adressées à l’Ètat, aux entreprises publiques ou aux collectivités, doivent être dématérialisées en utilisant notamment le format FACTUR-X et doivent être échangées via le portail CHORUS PRO.

FACTUR-X est pressenti pour devenir le format de facture électronique qui s’imposera dans l'avenir à toutes les relations clients fournisseurs. Bonne nouvelle, il est encore temps de préparer votre entreprise à émettre des factures électroniques  ! 

1. INFORMEZ TOUS VOS COLLABORATEURS CONCERNÉS EN INTERNE

Plusieurs services et personnes sont concernés par la dématérialisation des factures (comptabilité, administrations des ventes, informatique, logistique, recouvrement…). Identifiez-les et impliquez-les dans la mise en application des nouveaux process afin d’éviter toute erreur par la suite. 

2. VÉRIFIEZ LA COMPATIBILITÉ DE VOTRE LOGICIEL DE FACTURATION AVEC LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

Vérifiez que votre logiciel de facturation actuel permettra, dans un délai convenable, d’émettre des factures électroniques au format FACTUR-X.

3. PRÉPAREZ VOTRE FICHIER CLIENTS POUR UNE TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES

La facture électronique doit impérativement être transmise par voie électronique. Il faut donc identifier le mode de communication qui sera utilisé pour les transmettre aux clients. Dans tous les cas, l’adresse email sera nécessaire pour, au minimum, avertir les clients : il faut donc collecter les adresses mail de vos clients dès maintenant si vous ne les avez pas.

4. PRÉVENEZ VOS CLIENTS ET OBTENEZ LEUR AUTORISATION AFIN DE LEUR ENVOYER UNE FACTURE DÉMATÉRIALISÉE

Pour envoyer une facture électronique à un client, il faut au préalable que ce client l’accepte car il n’est pas possible de lui imposer. Il vous faut alors identifier les clients qui refusent de recevoir une facture par email et exigent une facture papier, et conserver cette information.

5. ORGANISEZ-VOUS POUR ARCHIVER VOS FACTURES ÉLECTRONIQUES

Toutes vos factures dématérialisées devront être archivées sous leur forme électronique. Il est donc impératif d’identifier la manière donc elles seront archivées (archivage à valeur probante) pour respecter les obligations fiscales et commerciales. Il existe pour cela de nombreuses solutions adaptées à chaque typologie d’entreprise (cloud, disque dur, solution de GED…) 

Téléchargez votre to-do list pour bien préparer votre entreprise à FACTUR-X
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